Nabídnutí směn zaměstnancům je jednoduchý způsob, jak zaměstnancům dát možnost volby, zda chtějí vzít směny navíc, nebo napracovat zameškané hodiny.
Nabídněte zaměstnancům neobsazené směny.
Větší množství směn můžete dát do "Burzy" namísto zdlouhavého plánování.
Zaměstnanci se o směny sami hlásí.
Vy obdržíte notifikaci o tom, že se někdo o směnu přihlásil a směnu můžete zaměstnanci přidělit či zamítnout.
Prohození směn zvládnou zaměstnanci sami.
V kombinaci s Lokalitami využijete jednoduše Transfery do dalších podniků.
Burza směn namísto zdlouhavého plánování
vypíšete, jaké směny je třeba obsadit a zaměstnanci se o ně nahlásí tak, jak jim to vyhovuje.
Pokud se nějaká směna neobsadí, můžete oslovit konkrétního zaměstnance a směnu mu nabídnout či přiřadit (dle vašeho interního nastavení a domluvy)
Chcete zaměstnancům umožnit, aby mohli prohození směn provést i sami?
zaměstnanci se mohou na prohození domluvit mezi sebou a zadat do systému
vy prohození pak pouze schválíte či zamítnete
Vytváření nabídky
Rozlišujeme dva druhy nabídek:
výměna směny
je nabídka směny, kterou zaměstnanec zrušil
zaměstnance lze nahradit či prohodit
burza směn
hromadná nabídka směn, které manažer pošle do burzy
1. Výměna směny
Výměnu směny může vyvolat jak zaměstnanec ve svém osobním kalendáři, nebo manažer přímo v systému.
U výměny směn se vždy jedná pouze o jednu směnu.
U výměny směn si můžete vybrat konkrétní zaměstnance, kterým nabídku pošlete.
Stačí přesunout směnu do nabídnutých a zvolit potřebné.
Zaměstnanec může nahlásit, že se nedostaví na směnu maximálne 48h před její začátkem (toto výchozí nastavení lze upravit). Směna zůstane přidělená původnímu zaměstnanci do chvíle, než je přirazená jinému zaměstnanci, nebo manažerem úplně zrušená.
Výměna, kterou vyvolá manažer
(např. pokud zaměstnanci nemají povoleno o výměny žádat sami)
1) Směnu určenou k výměně šipkou uchopte a přesuňte do řádku Nabídnuté.
2) Vyskočí vám okno Nabídky směn.
Vlevo překontrolujete, zda se jedná o správnou směnu.
Vyberet, co chcete se směnou provést. (rozklikněte zobáček s výběrem)
Nahradit
Prohodit
Přesunout do Neobsazených směn (např. chcete ji později nabídnout v rámci burzy)
Smazat (směna bude zrušená)
A) Nahradit:
Které zaměstnance chcete oslovit
Všechny zaměstnance společnosti = bez ohledu na pozici, zkušenosti nebo dostupnost + osloví i zaměstnance ve výpovědi.
S uvedením pozice podle směn a případně zkušeností.
(Jak na zkušenosti naleznete v článku Zaměstnanec: Úroveň zkušeností)S lokalitou na kterou je zaměstnanec registrován, nebo ostatní lokality.
Zaměstnanci, u kterých by směna nezpůsobila problém se zákoníkem práce.
Oznámení zaměstnancům
Oznámení o nové nabídce. Zvolte, zda chcete zaměstnance o nových změnách výslovně informovat.
Pokud nabídku oznámíte, obdrží zaměstnanci e-mail a notifikaci s nabídkou.
Pokud zvolíte možnost bez oznámení, zaměstnanci najdou dostupné směny v kalendáři zaměstnanců i v mobilní aplikaci.
Systém vám vpravém sloupci nabízí zaměstnance na výběr.
Zároveň vám rovnou zobrazuje také jejich "vhodnost" (křížky či fajfky u zaměstnace)
1.sloupec: vhodná pozice
2. sloupec: stejná lokalita
3.sloupec: není v rozporu se zák. práce
B) Prohodit:
Zvolíte, zda zaměstnancům má přijít oznámení.
V právém sloupci zaškrtenete vybranou směnu
máte na výběr konkrétní směny (s konkrét. zaměstnancem) se kterým lze směnu prohodit.
Fajfky či křížky u zaměstnance vám hlásí:
1.sloupec: stejná lokalita
2.sloupec: není v rozporu se zák. práce
2. Burza směn
Pokud budete chtít nabídnout více směn najednou, nebo nechat plánování směn více na zaměstnancích, bude vás zajímat nabídnutí směn pomocí burzy.
U burzy směn si vybíráte zaměstnance na základě stejných podmínek jako u výměny směn. Vybrat si také můžete mezi odesláním s notifikací nebo bez notifikace pro zaměstnance.
Vytváření směn pro burzu
1) Abyste mohli spustit burzu, musíte mít připravené směny, které chcete nabízet v řádku kalendáře "Neobsazené směny".
2) Vložte zde všechny směn, které chcete v burze nabídnout.
TIP: Vkládání směn lze urychlit např. díky funkci Potřeba dne.
Více viz článek Potřeba dne.
3) Stiskněte tlačítko Plánovat a zvolte:
Období: Navolte období, pro které budete nabízet neobsazené směny v burze.
Způsob plánování: Burzy
4) Objeví se vám okno, kde můžete zvolit:
Ze sloupce vlevo "Vybrané směny" lze vyklinout konkrétní směny, které by do burzy neměly jít!
Které zaměstnance chcete burzou oslovit (kdo má přístup).
Všechny zaměstnance společnosti = bez ohledu na pozici, zkušenosti nebo dostupnost + osloví i zaměstnance ve výpovědi.
S uvedením pozice podle směn a případně zkušeností.
(Jak na zkušenosti naleznete v článku Zaměstnanec: Úroveň zkušeností)S lokalitou na kterou je zaměstnanec registrován, nebo ostatní lokality.
Zaměstnanci, u kterých by směna nezpůsobila problém se zákoníkem práce.
Oznámení zaměstnancům
Oznámení o nové nabídce. Zvolte, zda chcete zaměstnance o nových změnách výslovně informovat.
Pokud nabídku oznámíte, obdrží zaměstnanci e-mail a notifikaci s nabídkou.
Pokud zvolíte možnost bez oznámení, zaměstnanci najdou dostupné směny v kalendáři zaměstnanců i v mobilní aplikaci.
5) Směny se přesunou do řádku Nabízených směn.
Zobrazení u zaměstnance
Návod jak přijímat nabídky pro zaměstnance naleznete v samostatným článku Zaměstnanec: Volné směny k přijetí
Schválení přidělení nabídky
Systém umožňuje dvěma způsoby rozhodnout, kdo směnu skutečně dostane. Najdete je v nastavení firmy (Nastavení -> Nabídky) a můžete mezi těmito dvěma způsoby libovolně přepínat.
Vyžadovat schválení (výchozí nastavení)
Pokud o tom chcete rozhodovat sami, otevřete nabídkové centrum nebo burzu a o přidělení rozhodnete na základě odpovědi.
Nevyžadovat schválení (první přijde, první bere)
Systém přiřadí změnu prvnímu zaměstnanci, který o ni požádá. V sekci "Nabídka" zůstanou pouze změny, o které nebylo požádáno.
Záložka nabídky Ke schválení
Směna se přesune ke schválení za podmínky, že:
již odpověděli všichni oslovení zaměstnanci
(platí pro výchozí nastavení manažerského schvalování)je 24h před začátkem směny
Příklad: Schválení směny pro zaměstnance vedoucím pracovníkem (výchozí nastavení).
V okamžiku, kdy je změna přiřazena, máte hotovo.
Výměnu můžete v případě potřeby také zastavit -> tlačítko Zastavit nabídku.
Praktické rady:
Nabídli jste směny a některý ze zaměstnanců je nevidí? Zjistěte, zda se na danou pozici hodí. Může se stát, že jste si jako publikum vybrali jen část pracoviště.
Přidali jste nového zaměstnance v době aktivní fluktuace? Ten bohužel nespadá do publika, kterému byla směna nabídnuta, a proto výměnu nevidí. Zkuste ji spustit znovu.
Spustili jste výměnu a systém vám jako vedoucímu odeslal e-maily o nabídce? V nastavení ( Firma - Nastavení - Výměny) to můžete zakázat/změnit podle svých představ.