Výměny směn mezi zaměstnanci vám mohou zjednodušit řešení, jak nahrazovat směny, které zaměstnanci zruší nepříliš dlouho předem (např. z důvodu nemoci).
Zároveň je to také jednoduchý způsob, jak dát zaměstnancům možnost volby, zda chtějí vzít směny navíc, nebo napracovat zameškané hodiny.
Výměnu lze provést jako
A) náhradu - směna se zaměstnanci ruší, nahradí jej jiný kolega
B) prohození - směnu si zaměstnanec rovnou prohazuje s kolegou za jinou směnu
Výměny jsou ideální řešení pro jednotlivé zrušené směny, řešíte-li větší množství neobsazených směn, zvažte možnost nabídnutí směn pomocí Burzy. Více viz článek Burza směn.
1. Výměna směny
Výměnu směny může vyvolat zaměstnanec ve svém osobním kalendáři, nebo manažer přímo v systému.
U výměny směn si můžete vybrat konkrétní zaměstnance, kterým nabídku pošlete.
Stačí přesunout směnu do nabídnutých a navolit potřebné informace.
! Zaměstnanec může požádat o výměnu maximálne 48h před její začátkem (výchozí nastavení - lze upravit - viz níže).
!!! Směna zůstane přidělená původnímu zaměstnanci do chvíle, než je přirazená jinému zaměstnanci, nebo manažerem úplně zrušená.
Výměna z pohledu manažera
Jak výměnu vyvolá zaměstnanec viz článek Výměny směn: zaměstnanci
1) Směnu určenou k výměně šipkou uchopte a přesuňte do řádku Nabídnuté.
2) Vyskočí vám okno Nabídky směn.
Vlevo překontrolujete, zda se jedná o správnou směnu.
Vyberete, co chcete se směnou provést. Rozklikněte zobáček s výběrem:
Nahradit
Prohodit
Přesunout do Neobsazených směn (např. chcete ji později nabídnout v rámci burzy)
Smazat (směna bude zrušená)
Varianta
A) Nahradit:
Které zaměstnance chcete oslovit
Všechny zaměstnance společnosti = bez ohledu na pozici, zkušenosti nebo dostupnost + osloví i zaměstnance ve výpovědi.
S uvedením pozice podle směn a případně zkušeností.
(Jak na zkušenosti naleznete v článku Zaměstnanec: Úroveň zkušeností)S lokalitou na kterou je zaměstnanec registrován, nebo ostatní lokality.
Zaměstnanci, u kterých by směna nezpůsobila problém se zákoníkem práce.
Oznámení zaměstnancům
Oznámení o nové nabídce. Zvolte, zda chcete zaměstnance o nových změnách výslovně informovat.
Pokud nabídku oznámíte, obdrží zaměstnanci e-mail a notifikaci s nabídkou.
Pokud zvolíte možnost bez oznámení, zaměstnanci najdou dostupné směny v kalendáři zaměstnanců i v mobilní aplikaci.
Systém vám vpravém sloupci nabízí zaměstnance na výběr.
Zároveň vám rovnou zobrazuje také jejich "vhodnost" (křížky či fajfky u zaměstnace)
1.sloupec: vhodná pozice
2. sloupec: stejná lokalita
3.sloupec: není v rozporu se zák. práce
Varianta
B) Prohodit:
Zvolíte, zda zaměstnancům má přijít oznámení.
V právém sloupci zaškrtenete vybranou směnu
máte na výběr konkrétní směny (s konkrét. zaměstnancem) se kterým lze směnu prohodit.
Fajfky či křížky u zaměstnance vám hlásí:
1.sloupec: stejná lokalita
2.sloupec: není v rozporu se zák. práce
2. Nastavení nabídek
pravidla pro schvalování nabídek
Systém umožňuje dvěma způsoby rozhodnout, kdo směnu dostane. Žádosti buď musí projít přes schválení manažera, nebo nastavíte, že nabídnutou směnu dostane automaticky (první) zaměstnanec, který se o směnu přihlásí.
-> Nastavení -> Nabídky
V nastavení zvolíte
Žádost zaměstnance o výměnu
dokdy zaměstnanec může pořádat o výěnu
žádost ne/ musí být nejprve schválena manažerem
Koho žádost zaměstnance oslovuje - tj. komu přijde nabídka na výměnu směny
všem
vlastní nastavení
Schválení výměny - finální přidělení nabídnuté směn musí projít přes manažera
ano / ne
Vyžadovat schválení
Je výchozí nastavení a znamená, že vše vždy musí projít přes manažera.
Nevyžadovat schválení
První přijde, první bere - systém přiřadí směnu prvnímu zaměstnanci, který o ni požádá. V sekci "Nabídka" vám pak zůstávají pouze směny, o které zatím nikdo nepožádál.
3. Schvalování žádostí
Provádíte v kartě Nabídky směn
Kartu otevřete kliknutím na směnu v Nabídnutých a také vždy, když některou směnu přesouváte do Nabídnutých.
V kartě Nabídky směn máte 4 záložky
Vybrané směny (směna/y, kterým nastavujete nabídku)
Žádosti
Probíhající (které směny jsou stále v nabídce)
Ke schválení
Záložka Ke schválení
Směna se přesune ke schválení za podmínky, že:
již odpověděli všichni oslovení zaměstnanci (platí pro výchozí nastavení manažerského schvalování)
je 24h před začátkem směny
Výměnu můžete v případě potřeby také zastavit -> tlačítko Zastavit nabídku.
V okamžiku, kdy je změna přiřazena a schválena, máte hotovo.
4. Tipy, pokud se děje, že...
Nabídli jste směny a některý ze zaměstnanců je nevidí? Zjistěte, zda se na danou pozici hodí. Může se stát, že jste si jako publikum vybrali jen část pracoviště.
Přidali jste nového zaměstnance v době aktivní fluktuace? Ten bohužel nespadá do publika, kterému byla směna nabídnuta, a proto výměnu nevidí. Zkuste ji spustit znovu.
Spustili jste výměnu a systém vám jako vedoucímu odeslal e-maily o nabídce? V nastavení ( Firma -> Nastavení -> Výměny) to můžete zakázat/změnit podle svých představ.
Jak na transfery čtěte v článku: Transfery mezi pobočkami.