Plánování směn v Dayswaps může být jednoduché a rychlé. Aby však aplikace mohla plánovat, je zapotřebí zadat vstupní údaje a vytvořit směny. Až poté můžeme přejít k vlastnímu plánování. Pojďme si shrnout nezbytných 5 kroků.
Vstupní údaje podniku
Kontrola kalendáře a nedostupností
Příprava směn
Rozplánování směn
Zveřejnění směn
1. Vstupní údaje podniku
V systému potřebujete mít zadané zaměstnance, pozice, popřípadně lokality a nepřítomnosti. Údaje se zadávají před prvním plánováním a lze je kdykoliv doplnit, změnit či mazat.
pokud aplikaci zatím jen zkoušíte, stačí zadat např. Zaměstnanec 1, Zaměstnanec 2 a Zaměstnanec 3
i zde stačí např. Pozice 1 a Pozice 2
lokality použijete, pokud máte pod sebou více provozů
nastavte, jaké typy nepřítomností budete potřebovat zadávat
2. Kontrola kalendáře a nedostupností
podívejte se na měsíc jako na celek, označte dny, kdy máte zavřeno
poznačte si dny, kdy váš provoz může něco ovlivnit a tudíž bude potřeba přidat nebo naopak ubrat směny
ujistěte se, že všichni vaši zaměstnanci/manažeři doplnili do kalendáře dobu, kdy nemohou pracovat
3. Příprava směn
Máte několik možností, jak směny předpřipravit pro následné plánování.
Vyberte si tu, která nejlépe vyhovuje vašemu podniku. Všechny možnosti lze libovolně kombinovat. Např. HPP nastavíte v cyklech a dohodáře ad hoc po jednotlivých směnách.
směny chcete vytvářet jednu po druhé přímo v kalendáři
pomůže kopírování jednotlivých směn či celého dne
nebo připravte vzory směn
připravte si potřebu dne, pokud se u vás směny v určitých dnech pravidelně opakují
např. pracovní den x víkend, jednotlivé dny v týdnu, apod.
nastavte si směnné cykly, pokud se u vás směny střídají v pravidelném rytmu
např. dlouhý-krátký, sudý-lichý, RON atd.
4. Rozplánování směn
I v případě vlastního plánování existuje několik způsobů, které se dají vzájemně kombinovat.
směny jednoduše naklikáte konkrétním zaměstnancům na konkrétní dny
nastavené cykly nyní rozplánujete do kalendáře
neobsazené směny vyhodíte do nabídky, kde je mohou vidět všichni zaměstnanci a směnu mohou přijmout
oceníte na záskoky, pro brigádníky apodob.
neobsazené směny rozdělí zaměstnancům automatický plánovač
plánovač zohledňuje pozice, dostupnosti a další (vámi) nastavené podmínky
záleží jen na vás jak si plánování nakombinujete.
např. páteřní směny obsadíte zkušenými zaměstnanci přímo a zbytek dáte do Nabídky, kterou nabízíte pouze brigádníkům
5. Nezapomeňte plán směn zveřejnit
Nahoře vpravo se vám po provedení úprav v kalendáři vždy zobrazí kolonka Zveřejnit směny/změny.
Zaměstnanci vidí pouze směny, které byly zveřejněné.
každý zaměstnanec, který má Dayswaps účet - tzn. poslali jste mu aktivační email - se může v aplikaci, nebo přes webstránku podívat na svůj rozvrh, popřípadě reagovat na nabídky nových směn
pokud vytvoříte nový plán či uděláte změny, zaměstnanci o ničem neví, dokud plán nezveřejníte
výjimku tvoří směny v nabídce, ty jsou viditelné ihned
Pokud aplikace teprve zkoušíte a nikdo ze zaměstnanců není aktivován, kolonka Zveřejnit se nezobrazuje.