Abyste mohli naplánovat svoje první směny, potřebujete mít do systému přidány všechny Vaše zaměstnance. V okamžiku plánování nemusí být všichni aktivní (mít aktivně propojený email), ale musíme pracovat minimálně s maketou jejich účtu.
Každému zaměstnanci při jeho přidávání budete nuceni přiřadit i pracovní pozici. Pokud nechcete tedy později měnit pozice, doporučujeme začít vytvořením pracovním pozic. Jak na to se dozvíte zde.
Přidávat zaměstnance můžete hned na několika úrovních.
1. Přidáni přes API synchronizaci
jestli máte Dayswaps napojený na Váš interní HR systém, lidé se k nám automaticky připíší do 6h od jejich aktivace u vás.
2. Manuální přidávaní
U podniků bez napojení na HR systém, přidáte zamestnance manuálně:
přes kartu "lidé" v sekci podnik - v kartě lidé můžete přidávat zaměstnance přes modré tlačítko "přidat zaměstnance" v pravo nahoře
v kartě "kalendář" najdete tlačítko pro přidávání zaměstnanců taktéž dole v seznamu pod posledním zaměstnancem
v tabulce si můžete nastavit vytvoření několika zaměstnanců zároveň, stačí vždy kliknout na "přidat dalšího zaměstnance" a formulář se predlouží o novej záznam.
3. Přidávaní skrz import větší počet zaměstnanců
Máte více zaměstnanců a směn, které potřebujete spravovat v reálném čase a komunikovat změny zaměstnancům? Máme pro Vás speciální možnost importovat Vaše směny ze souboru Import-podniku.xlsx přímo do systému. Pošlete nám ho vyplněný na [email protected] případně nás kontaktujte na zákaznické podpoře a domluvíme se na detailech.
Aktivace a editace zaměstnanců
Všechny vytvořené zaměstnance najdete v postranním menu: Podnik > Lidé . Po kliknutí na zaměstnance se Vám zobrazí osobní karta každého Vašeho zaměstnance. V Kartě Zaměstnance můžete upravit jméno, příjmení, email i nastavit pracovně - právne detaily.
1. Aktivace novýho zaměstnance
Pro následnou reálnou aktivaci zaměstnanců, stačí rozkliknout profil a hned v první části na Vás bude čekat formulář pro aktivaci zaměstnance:
Stačí přidat správný email a kliknout na "aktivovat". Zaměstnanci přijde email o jeho přidání do Vašeho podniku a bude vyzván k založení účtu. To, že se připojil poznáte podle toho, že jeho status přeskočí do stavu "OK" a ukáže se, kdy byl zaměstnanec naposled online.
První přihlášení doporučujeme přes webovou aplikaci. Následně si může zaměstnanec aktivovat mobilní aplikaci. Víc v nápovědě přímo pro zaměstnance.
2. Aktivace již existujícího zaměstnance
Pokud Váš zaměstnanec již má osobní účet v Dayswaps aktivní z minulosti, nemusí si s přidáním do dalšího podniku zřizovat nový. To i v případe, že si změnil jméno a používa stejný email jako doposud.
Poznámka: Aktívní zaměstnanec si může vlastní kontaktní email změnit ve své Kartě zaměstnance.
Na email mu přijde informace, že byl přidán do nového podniku a systém toto přidání potvrdí. Po přihlášení do systému si bude zaměstnanec moci volit mezi podniky, jejich výčet najde kliknutím na jméno kavárny nad notifikačním centrem:
Tisk příručky PDF pro první přihlášení zaměstnance
3. Editace záznamů u zaměstnance
Velikosti úvazků:
Chcete-li přidat HPP zaměstnance s plným úvazkem, nechejte mu vyplněných 160 hodin. Čím nižší úvazek, vždy to zadávejte jako zlomek 160h (tzn. poloviční = 80h, tříčtvrteční = 120h, etc.) Systém si u každého měsíce potom dokáže spočítat kolik by měl mít zaměstnanec naplánováno a odpracováno.
Pokud budete chtít zaměstnance ihned pozvat do systému, ponechte tuto možnost zaškrtnutou a uveďte správný email. Pokud tuto možnost odstraníte, systém Vám vytvoří maketu zaměstnance a pozvat do systému ho budete moci později v jeho profilu.
V této tabulce si můžete nastavit vytvoření několika zaměstnanců zároveň, stačí vždy kliknout na "přidat dalšího zaměstnance" a zobrazí se Vám nový formulář.
Deaktivace a odstránení zaměstnanců
Deaktivovat zaměstnance můžete na základě ukončení praconího poměru.
Pokud vaše API synchronizuje datum ukončení. Datum se nastaví automaticky.
Ukončit okamžite, nebo k určitému datu.
V kartě zaměstnance zvolte možnost odstránit k datu v budoucnu, nebo dnes.
Nastavte datum ukončení. Jestli je dátum do konce úvazku kratší 1 měsíc, naplánované směny se automaticky odstrání s možností:
1. Nechat beze změny
2. Smazat
3- Označit jako neobsazené (pak můžete poslat jako nabídku).
4. Auto-naplánovat
3. potvrzení deaktivace v kartě zaměstnanca.
