Dáváte přednost zadávání nepřítomností a absencí svých zaměstnanců přímo v kalendáři? Na jednom místě můžete také nastavit v detailech a přepočítat započítané hodiny podle vašich individuálních potřeb.
Zadávání nepřítomností manažerem
V kalendáři vyberte zaměstnance, kterému chcete přiřadit nepřítomnost.
Klikněte na den nepřítomnosti, zadejte tlačítkem +. V okně směny přepněte záhlaví na nepřítomnost.
Zadejte typ nepřítomnost dle nastavení vaší firmy.
V případě fondu nepřítomnosti se vám zobrazí jeho aktuální stav v modrém pruhu pod zvoleným typem nepřítomnosti.
Vyberte období od-do, pokud se jedná o více dní, nebo čas, pokud se jedná o část dne. Případně "půlden".
Započítat nepřítomnost ve vybraném období
Využijete pro nepřítomnost delší 1 den. Doporučujeme pro zaměstnance se střídajícími se směnami. Dlouhá dovolená se bude počítat pouze ve dnech s plánovanou směnou a nic navíc.
Každý den - systém vypočítá, že každý den, ve kterém je zadána nepřítomnost, bude započítán do fondu.
Tip: Doporučujeme pro naplánované po sobě jdoucí směny, které odpovídají zvolené délce nepřítomnosti.
Každý všední den (po-pá) - systém při počítání vynechá víkendy.
Tip: Použijte pro zaměstnance pracující v typických směnách po-pá
Dny s naplánovanou směnou - systém započítá pouze dny, kdy byla naplánována směna. Nepřítomnost ve dnech volna bude nulová (nebude započítána).
Započtené hodiny
Za zvolený den nepřítomnosti se automaticky přepočítají podle času. Pokud má zaměstnanec různé dlouhé směny, můžete vybrat podle nahrazovaných směn.
Podle nahradzované směny - vloží nepřítomnost v délce směny bez přestávky. Tento výběr je přednastaven ve výběrovém seznamu.
Podle nastavení nepřítomnosti - vloží nepřítomnost podle nastavení nepřítomnosti.
Podle úvazku - systém předvyplní denní pracovní dobu zaměstnance. Doporučujeme pro zaměstnance na částečný úvazek nebo zaměstnance s nestandardní pracovní dobou ve vaší firmě. Vybraný "den" se přepočítá podle pracovní doby zaměstnance.
Vlastní - libovolná hodnota
Příloha je nepovinné pole. Stačí nahrát pouze jednou, zobrazí se v okně nedostupnosti pro všechny zvolené dny.
Přehled všech příloh najdete v záložce Kancelář > Docházka.Poznámka je nepovinné pole, které můžete volně upravovat.
Opakovaná nepřítomnost je nepovinné pole. (Například vždy v úterý)
Zadejte do systému.
Jestli ve vybraném období existují oznámené směny, systém Vás upozorní konfliktem, který můžete řešit následovně.
Směny v čase nepřítomnosti (konfliktní modál)
Zaměstnanec má obsazené směny, ale potřebuje je vyměnit za nedostupné? Nemusíte ručně mazat směny a nechte systém, aby je nahradil podle vašich potřeb.
a - zkrátit směnu o délku nepřítomnosti
automaticky propočíta trvání směny zkrácené o nepřítomnost
b - vložit nepřítomnost a neupravovat směnu
zůstava celá směna a celá nepřítomnost ve stejném čase. Můžete se pozdeji rozmyslet jak potřebujete upravit
c - přesunout směny do neobsazených
Směna bude chybět v provozu? Jako neobsazenou směnu můžete později nabídnout kolegům
d - nabídnout směny
Nabídnete uvolněnou směnu hned mezi koelgy.
Schválení žádosti o nepřítomnost
V nabídce Kancelář > Žádosti > karta Nepřítomnost.
V Kalendáři > dvouklikem zobrazíte podrobnosti žádosti o absenci v novém okně. V dolní části okna zobrazte další žádosti ve stejném termínu.
Příklady:
V případě, že se jedná o nepřítomnost v práci, je možné použít tzv:
Nepřítomnost v délce jednoho celého dne. "Počítat nepřítomnosti ve vybraném období" způsobí, že funkce nebude aktivní.
Nepřítomnost v délce více dnů. Konec nepřítomnosti se nastaví po skončení pracovního období. Obdržíte oznámení o naplánování přes dobu ukončení a jeho datum.
Pozor!
Pokud prodlužujete nepřítomnost, položku neupravujte. Pokračování zadejte jako novou položku. Je to z důvodu zajištění správnosti historických záznamů.
Plánuje zaměstnanec vyčerpat zbytek dovolené před koncem směny? Pokud zvolená nepřítomnost přesahuje volno, zobrazíme vám také oznámení s datem ukončení nepřítomnosti.