Vyřiďte žádosti o nepřítomnosti prostřednictvím aplikace Dayswaps.
Žádosti si zobrazíte a vyřídíte zde, na jednom místě. Bez dalších komunikačních kanálů, přepisování a kontroly dat. Dayswaps to pohlídá za vás.
Než žádost schválíte, zobrazíme vám seznam zaměstnanců, kteří mají ke konkrétnímu datu naplánovanou nepřítomnost.
Po schválení žádosti vám systém nabídne, kam přesunout plánované směny, které patřily zaměstnanci.
1) Máte povolené žádosti o nepřítomnost?
Aby zaměstnanci mohli žádat o nepřítomnost prostřednictvím aplikace Dayswaps, je třeba, aby v nastavení vašeho podniku měli žádosti povolené.
Detailní info viz: Nepřítomnosti: Nastavení.
2) Zobrazte žádost o nepřítomnost
Žádosti můžete vyřizovat přímo z Kalendáře, nebo přehledně ze seznamu žádostí o nepřítomnost ve složce Kancelář.
A) Kalendář
Žádosti se zobrazují přímo v Kalendáři. Pokud váš podik nemá příliš mnoho zaměstnanců, možná pro vás bude jednodušší žádosti vyřizovat přímo v kalendáři.
Video návod, jak na schvalování z Kalendáře
Žádost se zobrazí šedou barvou se značkou otazníku.
1) Rozklikněte den žádosti dvouklikem.
2) Zobrazí se detail žádosti se všemi informacemi, který můžete schválit či zamítnout.
3) Pokud je žádost na několik po sobě jdoucích dní, zobrazí se společně všechny dny -> jako období od-do.
B) Kancelář -> Žádosti o nepřítomnost
-> Kancelář -> Žádosti / Nepřítomnosti
Žádosti zobrazíte přehledně v seznamu. Můžete vyhledávat pomocí filtrů vybrané zaměstnance, data apodob. Dohledáte žádosti zamítnuté i minulé.
1) Vpravo přes tlačítko "Zpracovat žádost" zobrazíte detail žádosti.
2) Žádost schválíte či zamítnete.
Seznam je rozdělen na Aktuální a Minulé, podle aktuálního data.
Ve sloupcích dohledáte detailní informace:
Nezpracovaná žádost má ve sloupci Status informaci o tom, kdo a kdy zažádal o nepřítomnost.
Zpracovaná žádost má ve sloupci Status uvedenou informaci o tom, kdo žádost schválil či zamítnul.
Aktuální žádosti
Její termín je ještě v budoucnosti.
I zamítnutá žádost zůstává zde v seznamu ke zpětné kontrole.
POZOR: Žádosti, které jsou nerozhodnuty, ale již po svém datu (př. žádost o nepřítomnost byla na 23.února od 8:00 a je už 23.února 8:30) automaticky přepadnou do žádostí Minulých.
Minulé žádosti
Dohledáte zde všechny minulé žádosti.
Pokud nebyla manažerem zamítnuta ani schválena, její stav zůstavá stále v režimu Čeká na schválení.
! Z kalendáře tato neschválená žádost zmizí !
Záznam o žádosti zůstává k dohledání zde.
Manažer může nepřítomnost vložit manuálně, pokud už je po jejím začátku/datu. Více případně v článku: Plánování nepřítomnosti pro zaměstnance.
3) Schválení či zamítnutí žádosti
1) Rozklikli jste žádost přes Kalendář či ze seznamu Nepřítomností (v záložce Kancelář).
Uvidíte kartu:
2) Zkontrolujte nebo UPRAVTE žádost.
Modrý řádek zobrazuje zbývající fond dovolené.
Nemusíte schválit všechny dny o které zaměstnanec žádá -> příp. upravte v kolonce datum začátku nebo konce.
Kolonka Započítat nepřítomnost ve vybraném období -> zpravidla pracujeme s možností Dny s plánovanou směnou, pokud již pro toto období máte naplánované směny.
Kolonka Započítané hodiny -> tj. kolik hodin se zaměstnanci započítá do pracovního fondu za daný den nepřítomnosti.
3) Ve spodní části žádosti si vždy překontrolujte:
Přehled dalších nepřítomností ve vybraném období -> zkontrolujete, zda nemáte nepřítomností příliš mnoho, nebo nechybí klíčoví pracovníci atd.
4) Zvolíte Zamítnout x Schválit.
5) Pokud má zaměstnanec naplánované směny na toto období, zobrazí se vám výběr možností, kam přesunout naplánované směny.
Nepřítomnosti můžete spravovat v Mobilní aplikaci
Více viz článek: Zadávání a správa nepřítomností manažerem.
Tisk plánu nepřítomností
Vpravo nahoře přes tlačítko Zobrazit plán nepřítomností.
Můžete si vybrat libovolný měsíc k tisku.
Zobrazí se zde schválené a přidělené nepřítomnosti ve zvoleném období.
Tipy
Při jednodenní nepřítomnosti
-> není aktivní funkce "Počítat nepřítomnosti ve vybraném období, protože začátek a konec nepřítomnosti je v ten stejný den.
Pokud dodatečně prodlužujete nepřítomnost o další dny
-> neupravujte Nepřítomnost, která je již v systému, ale zadejte prodloužení jako novou položku,
-> budete tak mít lepší přehled o správnosti historických záznamů.
Zaměstnanci končí úvazek a vybírá se před koncem dovolenou
-> konec nepřítomnosti se nastaví na datum skončení pracovního období,
-> červený řádek vám ohlásí, pokud dojde k naplánování přesahující datum konce úvazku.
Notifikace
Vyskočí mi notifikace, když zaměstnanec zažádá o volno?
Záleží na tom, jak jste si notifikace nastavili.
Kde a jak notifikace nastavit viz: Podnik: Notifikace a jejich nastavení.