NOVÁ FUNKCE: Kontrola a schválení proběhlé směny zaměstnancem
Přinášíme vám novou funkci pro usnadnění kontroly správnosti docházky. Nově mohou zaměstnanci schvalovat a případně i upravit/editovat svou docházku po jejím skončení. Zaměstnanec sám překontroluje, zda plán směny odpovídal skutečnosti a v případě nesouladu vás kontaktuje a vy směnu zpětně upravíte.
Zaměstnanec pouze schvaluje
Výchozí nastavení pro zaměstnance je v režimu ČTENÍ. Zaměstnanec tedy může svou proběhlou směnu zkontrolovat a schválit. Pokud hodiny nesedí, kontaktuje manažera a žádá o úpravu. Jako manažer si můžete vždy zobrazit, zda zaměstnanec už docházku schválil.
Zaměstnanec edituje svou docházku po jejím skončení
Pokud chcete, aby (vybraní) zaměstnanci mohli svou docházku po jejím skončení upravit podle skutečnosti, čtěte níže, jak režim Editace nastavit. Jako manažer máte vždy k dispozici náhled na to, jestli a jak docházku upravili. Zaměstnancům můžete zadat, aby vám do poznámky při editaci uváděli důvod změny oproti plánu.
Časový zámek
Aby nešly provádět úpravy a změny donekonečna, mohou být zabezpečeny časovým zámkem. Nastavíte např. časový zámek 48 hodin - tzn. veškeré úpravy a schválení musí být provedeny do dvou dnů od proběhlé směny. Zámek se vztahuje na manažery i zaměstnance.
Více info o nastavení viz článek Uzamknutí zpětných úprav v kalendáři.
1. Jak zkontrolujete, jestli si zaměstnanec schválil docházku, příp. zda si docházku upravil?
2. Kde nastavíte, aby zaměstnanec mohl docházku také sám upravovat/editovat?
Zaměstnancům pošlete článek Zaměstnanec: Schvalování docházky, kde najdou všechny potřebné informace, jak mají docházku zkontrolovat, schválit, nebo případně i upravovat.
1. Kontrola schvalování a úprav provedených zaměstnancem
A) Ve webové aplikaci, na počítači
1) Kancelář -> Docházka
2) Ve výběru sloupců zaškrtněte poslední tři sloupce: Status, Naposledy upraveno a Zaměstnanec.
Ve sloupci Status vidíte v jaké fázi schvalování je daná směna.
V Naposledy upraveno dostanete informaci, KDO provedl poslední úpravu.
A ve sloupci Zaměstnanec dostanete informaci, zda svou docházku zaměstnanec již schválil.
3) Nad záznamy (zde značeno žlutým rámečkem) vidíte statistiku měsíce - oranžová barva značí akce provedené zaměstnancem.
B) V mobilní aplikaci
1) Přejděte z Kalendáře na Centrum -> zvolte ikonu Docházka
2) Vyberte měsíc a následně zaměstnance, kterého chcete zobrazit.
3) Chcete-li provést schválení docházky, rozklikněte konkrétní směnu u zaměstnance (šipečka vpravo) a proveďte úpravy či schválení docházky.
Pokud zaměstnanec směnu upravuje a do poznámky vám píše důvod změny, rozklikněte směnu a přečtěte si detaily.
4) Info o úpravách provedených zaměstnancem znázorňuje oranžová barva.
Oranžový kroužek u jednotlivých dnů signalizuje, že zaměstnanec schválil svou docházku
V oranžovém a hnědém čtverci nad záznamy máte statistiku měsíce ohledně schvalování i úprav.
2. Nastavení: Zaměstnanec upravuje/edituje svou docházku
V Nastavení -> Přístupy
Ve složce Přístupy vidíte výchozí přístupy Manager a Zaměstnanec + vámi vytvořené přístupy na míru vašeho podniku. Výchozí přístupy Manager a Zaměstnanec se nedají upravovat, proto je třeba pracovat s vámi vytvořeným přístupem.
Jak vytvořit Nový přístup a jak jej přidělit vybraným zaměstnancům viz článek: Přístupy do systému Dayswaps.
1) Zvolte vámi vytvořený přístup (zde pod názvem Zaměstnanec editace docházky) a stiskněte Upravit.
2) Upravte položku Moje docházka na variantu Editace.
Po provedení změn vám vyskočí zelený řádek -> kde stisknete Uložit.
3) Překontrolujte, zda máte k danému přístupu přiděleny všechny zaměstnance, kteří mají mít tento přístup. (Zaškrtnutím jejich jména)
