„Kdysi dávno byli plánovači směn jako dohazovači - přiřazovali správného člověka k tomu správnému úkolu. Teď to za vás zvládne Dayswaps AI."

Proč používat funkci AI Asistent v Dayswaps?

Asistent Dayswaps za vás může provést akce jako je plánování docházky, správa směn a nepřítomností, či správa údajů zaměstnanců ve vašem podniku, které byste jinak složité prováděli ručně.
Asistentovi stačí jednoduše napsat, co potřebujete – například „naplánuj směny na příští měsíc podle vzoru z května“, „vytvoř dovolenou pro Nováka na příští pátek“ nebo „ukaž mi přehled fondu dovolených“.

Příklady častých akcí Asistenta

Vytváření, kopírování nebo úpravy směn
Automatické přidělení směn zaměstnancům (např. s ohledem na dostupnost a rovnoměrné rozvržení práce)
Plánování a evidenci nepřítomností nebo dostupností (dovolená, nemoc, homeoffice apod.)
Přehledy o fondech dovolených, odpracovaných hodinách či jiných pracovních statistikách
Správu osobních údajů zaměstnanců nebo úpravy jejich pracovních smluv

Jak používat AI?

1) Pro zapnutí funkce AI Asistent kontaktujte [email protected], nebo nám napište přes chatovací bublinu.

2) Po domluvě s naší zákaznickou podporou vám bude funkce AI Asistent zapnuta a zprovozněna.

3) Tlačítko se objeví v kalendáři vlevo nahoře.

4) Rozklikněte tlačítko Asistent -> otevře se vám okno pro konverzaci s asistentem.

5) Zde vám zobrazíme několik nejčastějších úkonů: např Kopírování směn, Zadávání nepřítomností či Zjištění stavu fondu, o které asistenta požádáte kliknutím na danou možnost. Jedná se o Rychlé tipy na časté úkony.

6) Kliknutím na Zobrazit více akcí vám asistent nabídne další tematické bloky, ve kterých můžete AI požádat o provedení akce.

7) Pokud vám naše tyto úkony nesedí -> níže vidíte modré okénko pro konveraci, kam přímo vepíšete svůj konkrétní dotaz/ zadání pro AI.

Zprávu odešlete modrou ikonkou s vlaštovkou.

Tipy pro využívání AI

1. Plánování

Proveďte výše popsané rychlé akce ze sekce Plánování, nebo zadejte asistentovi konkrétní zadání, který byste jinak složité prováděli ručně.

Co umí AI Assistant:

Naplánovat směny na základě dovedností zaměstnanců.
Plánovat směny na základě časových preferencí zaměstnanců.
Naplánovat směny zaměstnanců tak, aby se naplnil pracovní fond.
Nechat AI Assistant vytvořit neobsazené směny podle mnou popsané potřeby.
Sdělit naplánované směny

Například:

Naplánujte směny pro Adama Adámka každé pondělí a pátek v květnu od 8:00 do 17:00.
Naplánujte 8-mi hodinovou směnu na 1. května 2025 pro zaměstnance, kteří 1. 1. 2025 čerpali dovolenou.

Zaměstnance můžete AI zadat pouze křestním jménem - pokud ale máte více zaměstnanců se stejným křestním jménem, přidejte samozřejmě i příjmení.

2. Upravte směny

V případě změn požádejte asistenta AI o úpravu údajů o změnách. Zkopíroval jsem změny zaměstnanců z minulého měsíce.

Co umí AI Assistant:

Upravit délku směny.
Upravit začátek, konec a přestávku směny.
Upravit dobu, která se má započítat do směny (pokud se směny zaměstnance překrývají).
Přidat, upravit, odstranit poznámku.
Přidávat, upravovat, mazat přesčasy na směně.
Přidat, upravit smazat, agendu na směně (pokud používáte agendy).
Přidat, upravit, smazat místo na směně (pokud používáte místa).
Změna směn mezi zaměstnanci.

Například:

Pro všechny směny dne 24.12.2024 upravte čas ukončení na 12:00.
U směn u Adama v týdnu od 1.1.2025 do 5.1.2025 doplňte poznámku: „zastupující vedoucí“.
U Aleny dne 4.1.2025 posuňte celou směnu o hodinu později.
Celou směnu dne 2.1.2025 u Beaty označte jako přesčas, který byl dohodnut k proplacení.

AI Asistent pracuje v rámci vašeho časového zámku na firmě.

2. Nepřítomnosti

AI Assistant za vás může rychle vytvářet, upravovat, mazat nebo měnit nepřítomnosti.

Co umí AI Assistant:

Vytvoření dovolené u zaměstnance.
Úprava trvání nepřítomnosti. Její začátek, konec či obojí.
Úprava nepřítomnost jednodenní na vícedenní (nebo opačně).
Vložit, upravit, nebo vymazat poznámku u nepřítomnosti.
Započítaní trvání nepřítomnosti. (V délce směny / úvazku / vlastní).

Nastavení a úpravy nepřítomností s Asistentem lze provádět pouze v rámci přednastavených instrukcí a pravidel nepřítomností.

-> Např. AI asistent vám nemůže nastavit typ nepřítomnosti Školení - pokud tento typ nemáte již přednastaven v typech nepřítomností.

Například:

Vytvoření nepřítomnosti „svátek“ pro všechny zaměstnance na HPP k 1. 1. 2025 podle délky jejich hodin.
Upravte nepřítomnost Adama ve svátek od 2. 1. 2025 do 2. 12. 2025 na nemocenskou dovolenou (nemoc).
Vymažte všechny absence Dariny za měsíc srpen 2025.
Zamítněte žádosti o dovolenou za prosinec 2025 u všech zaměstnanců.
Přesunout nepřítomnost na dovolené z 1. května na 8. května pro Alenu.

4. Statistiky

Zajíma vás statistický údaj? Zeptejte se AI Asistenta.

Například:

Určete, kolik směn pro každého zaměstnance, trvá déle než 6h. V měsíci listopadu 2024.
Kteří tři zaměstnanci pracují nejčastěji z Homeoffice?
Kteří zaměstnanci nemají vyplněný fond vyrovnávacího období za poslední kvartál?