Jak zaměstnancům zadat nepřítomností do Kalendáře?
Co znamenají jednotlivé kolonky v kartě, kde zadáváte nepřítomnost?
Zadávání nepřítomností
Zadání nepřítomnosti lze dvěmi způsoby. Rozkliknutím příslušného políčka pro zaměstnance a den, nebo v horním menu vyberete možnost Přidat nepřítomnost.
A) Rozkliknutím konkrétního dne
1) V kalendáři kliknete PRAVÝM TLAČÍTKEM do políčka pro konkrétního zaměstnance a zvolený den nepřítomnosti.
2) Zvolíte Zadat nepřítomnost.
B) Menu -> Přidat nepřítomnost
1) V menu nad kalendářem rozkliknete tlačítko Přidat.
2) Zvolíte Přidat nepřítomnost.
Okno pro zadávání nepřítomnosti
Krokem A či B vám vyskočí okno pro zadávání nepřítomnosti.
Nejprve zadejte či zkontrolujte jméno zaměstnance.
1. Úvazek
Má-li zaměstnanec ve vašem podniku více typů úvazku, zde vyberete, o který se jedná.
2. Typ
Vyberete typ nepřítomnosti (podle nastavení vašeho podniku).
Pokud má typ nepřítomnosti hodinový fond, zobrazí se vám v modrém proužku aktuální stav fondu.
Chybí vám v nastavení nějaký typ nepřítomnosti?
Chcete zadat např. Home Office či Služební cestu, ale tyto možnosti zatím nemáte v Nepřítomnostech vytvořeny? Jak vytvořit nový typ nepřítomnosti viz článek: Nepřítomnosti: Nastavení
3. Datum či část dne
Vyberte období od-do, pokud se jedná o více dní.
Nebo zvolte část dne, pokud se jedná pouze o pár hodin. Zvolíte-li Část dne, objeví se možnost zadat konkrétní hodiny.
4. Započítat nepřítomnost ve vybraném období
Zvolíte, jak bude systém započítávat nepřítomnosti, které trvají více dní.
Každý den
Systém vypočítá, že každý den, ve kterém je zadána nepřítomnost, bude započítán do fondu. Tip: pro naplánované po sobě jdoucí směny, které odpovídají zvolené délce nepřítomnosti.
Každý všední den
(Po-pá) systém při počítání vynechá víkendy. Tip: pro zaměstnance pracující v typických směnách po-pá.
Dny s naplánovanou směnou
Systém započítá pouze dny, kdy již byla naplánována směna. Nepřítomnost ve dnech volna bude nulová (nebude započítána).
Vidíte světle šedé zaškrtnutí u jedné z variant a nejde vám vybrat jinou kolonku?
Pravděpodobně máte v Nastaveních nepřítomností už pravidlo, jak má být nepřítomnost započítána. Více viz: Nepřítomnosti: Nastavení.
5. Započítané hodiny
Zvolíte, jak má systém počítat hodiny nepřítomnosti.
Podle nahrazované směny
Vloží nepřítomnost v délce směny !bez přestávky. Tento výběr je přednastaven ve výběrovém seznamu.
Podle nastavení nepřítomnosti
Vloží nepřítomnost podle nastavení (hodin) nepřítomnosti.
Podle úvazku
Systém předvyplní denní pracovní dobu zaměstnance. Pro zaměstnance na částečný úvazek nebo zaměstnance s nestandardní pracovní dobou se den přepočítá podle průměrné pracovní doby zaměstnance.
Vlastní
Libovolná hodnota
6. Příloha
Nepovinné pole. Lze nahrát jakýkoliv typ dokumentu, který by byl potřebný doložit.
Pokud je dní nepřítomnosti více za sebou, zobrazí se pak přílohy v okně pro všechny zvolené dny. Stačí ji tedy nahrát jednou.
Přehled všech příloh najdete v záložce Kancelář -> Docházka.
7. Poznámka
Nepovinné pole, které slouží pro vaše poznámky. Můžete volně upravovat.
8. Opakovaná nepřítomnost
Nepovinné pole. Hodí se např. pro zaměstnance, kteří mají zkrácený/ omezený pracovní úvazek a pravidelně některé dny v týdnu nepracují.
Nepřítomnost jim tak můžete nastavit dlouhodobě, např. každý 2. pátek v měsíci atp.
9. Přehled nepřítomností ve vybraném období
Pro vaši lepší kontrolu a přehled vám systém zobrazí, zda mají nepřítomnost v toto období i jiní zaměstnanci.
10. Zadat
Máte-li vše nastaveno, kliknete dole na zelené tlačítko Zadat.
Konfliktní modál
Zaměstnanec má v daný den již naplánovanou směnu
Pokud je v políčku kalendáře, kam chcete zadat nepřítomnost, už naplánovaná směna, nechte ji v kalendáři a zatím nemažte. Později vám systém nabídne několik možností, co s plánovanou směnou udělat. Zatím zanesme do systému obojí.
1) Nepřítomnost zadejte variantou B) Menu Přidat-> Přidat nepřítomnost
2) Vyplňte potřebné detaily nepřítomnosti.
3) A potvrďte Zadat nepřítomnost.
4) Systém vám nabídne možnosti, co udělat s již naplánovanou směnou/směnami (více viz níže).
Více viz článek: Směny v čase nepřítomnosti.
Žádosti o nepřítomnost
Víte, jak na schválení žádosti o nepřítomnost?
Čtěte článek: Kancelář: Schválování žádosti o nepřítomnost.