Jak zaměstnancům zadat nepřítomností do Kalendáře?
Co znamenají jednotlivé kolonky v kartě, kde zadáváte nepřítomnost?
Zadávání nepřítomností
1) V Kalendáři klikněte na příslušný den u daného zaměstnance, jako když zadáváte směnu.
2) Vyskočí okno k zadání Směny.
3) V záhlaví překlikněte ze Směn na Nepřítomnost
4) Vyplňte detaily o nepřítomnosti.
Co jednotlivé kolonky znamenají najdete níže v textu.
Zaměstnanec má v daný den už naplánovanou směnu
Pokud je v políčku kalendáře, kam chcete zadat nepřítomnost, už naplánovaná směna, nechte ji v kalendáři a zatím nemažte. Později vám systém nabídne několik možností, co s plánovanou směnou udělat. Zatím zanesme do systému obojí.
1) Klikněte na jakýkoliv prázdný den v kalendáři u tohoto zaměstnance.
2) Přepněte ze Směn na Nepřítomnosti (viz výše).
3) UPRAVTE DATUM nepřítomnosti.
4) Vyplňte ostatní detaily nepřítomnosti.
Co znamenají jednotlivé kolonky
1. Typ nepřítomnosti
Vyberete typ nepřítomnosti (podle nastavení vašeho podniku).
Pokud má typ nepřítomnosti hodinový fond, zobrazí se vám v modrém proužku aktuální stav fondu.
Chybí vám v nastavení nějaký typ nepřítomnosti?
Chcete zadat např. Home Office či Služební cestu, ale tyto možnosti zatím nemáte v Nepřítomnostech vytvořeny? Jak vytvořit nový typ nepřítomnosti viz článek: Nepřítomnosti: Nastavení
2. Datum či část dne
Vyberte období od-do, pokud se jedná o více dní.
Nebo zvolte část dne, pokud se jedná pouze o pár hodin. Zvolíte-li Část dne, objeví se možnost zadat konkrétní hodiny.
3. Započítat nepřítomnost ve vybraném období
Zvolíte, jak bude systém započítávat nepřítomnosti, které trvají více dní.
Každý den
Systém vypočítá, že každý den, ve kterém je zadána nepřítomnost, bude započítán do fondu. Tip: pro naplánované po sobě jdoucí směny, které odpovídají zvolené délce nepřítomnosti.
Každý všední den
(Po-pá) systém při počítání vynechá víkendy. Tip: pro zaměstnance pracující v typických směnách po-pá.
Dny s naplánovanou směnou
Systém započítá pouze dny, kdy již byla naplánována směna. Nepřítomnost ve dnech volna bude nulová (nebude započítána).
Vidíte světle šedé zaškrtnutí u jedné z variant a nejde vám vybrat jinou kolonku?
Pravděpodobně máte v Nastaveních nepřítomností už pravidlo, jak má být nepřítomnost započítána. Více viz: Nepřítomnosti: Nastavení.
4. Započítané hodiny
Zvolíte, jak má systém počítat hodiny nepřítomnosti.
Podle nahrazované směny
Vloží nepřítomnost v délce směny !bez přestávky. Tento výběr je přednastaven ve výběrovém seznamu.
Podle nastavení nepřítomnosti
Vloží nepřítomnost podle nastavení (hodin) nepřítomnosti.
Podle úvazku
Systém předvyplní denní pracovní dobu zaměstnance. Pro zaměstnance na částečný úvazek nebo zaměstnance s nestandardní pracovní dobou se den přepočítá podle průměrné pracovní doby zaměstnance.
Vlastní
Libovolná hodnota
5. Příloha
Nepovinné pole. Lze nahrát jakýkoliv typ dokumentu, který by byl potřebný doložit.
Pokud je dní nepřítomnosti více za sebou, zobrazí se pak přílohy v okně pro všechny zvolené dny. Stačí ji tedy nahrát jednou.
Přehled všech příloh najdete v záložce Kancelář -> Docházka.
6. Poznámka
Nepovinné pole, které slouží pro vaše poznámky. Můžete volně upravovat.
7. Opakovaná nepřítomnost
Nepovinné pole.
Hodí se např. pro zaměstnance, kteří mají zkrácený/ omezený pracovní úvazek a pravidelně některé dny v týdnu nepracují.
Nepřítomnost jim tak můžete nastavit dlouhodobě, např. každý 2. pátek v měsíci atp.
8. Přehled nepřítomností ve vybraném období
Pro vaši lepší kontrolu a přehled vám systém zobrazí, zda mají nepřítomnost v toto období i jiní zaměstnanci.
9. Zadat
Máte-li vše nastaveno, kliknete na tlačítko Zadat.
V případě, že má zaměstnanec v období nepřítomnosti v kalendáři už plánované směny, vyskočí vám po stisknutí tlačítka Zadat nové okno. Najdete zde nabídku, co s naplánovanými směnami. Více viz článek: Směny v čase nepřítomnosti.
Žádosti o nepřítomnost
Víte, jak na schválení žádosti o nepřítomnost?
Čtěte článek: Kancelář: Schválování žádosti o nepřítomnost.