Automatické plánování
Každý kdo někdy pracoval ve směném provozu si musel zákonitě aspoň jednou povzdechnout, že by bylo super kdyby za něj tento měsíc ty směny naplánoval a oznámil je zaměstnancům. A následně řešil reklamace.
S naším systémem máte možnost delegovat tuhle činnost na nás a věnovat čas, který byste normálně věnovali plánování a následné komunikaci se zaměstnanci tam, kde ho lépe využijete.
Jak to funguje v kostce:
Náš automatický plánovač vezme předpřipravené neobsazené směny a porovná je s požadavky Vašich zaměstnanců a následně plán směn poskládá. Výsledný plán bude odpovídat představám Vás i Vašich zaměstnanců a systém pohlídá i zákoník práce (u aktívního modulu Zákonník práce). Pokud někde nastane nějaký problém, systém Vás na něj upozorní. Směny které nedokážeme obsadit Vám necháme ve směnách neobsazených.
Po naplánování budete mít prostor směny zkontrolovat, poupravit a doplánovávat, kolikrát budete chtít.
Než spustíte automatické plánování:
Podívejte se na měsíc jako na celek, označte dny kdy máte zavřeno, poznačte si dny, kdy Váš provoz může něco ovlivnit a tudíž bude potřeba přidat nebo naopak ubrat směny. Díky tomu získáte přehled o tom, co Vás v následující měsíc čeká.
Příklad má státní svátky 5. a 6. července
Pomocí šablon si vytvořte základní kostru směn, podle předchozího kroku přidejte nebo uberte směny kde potřeba. Dejte si pozor na úroveň zkušeností, abyste jistotu že budou Vaše směny pokryty dostatečně.
Ujistěte se, že všichni Vaši zaměstnanci doplnili do svého kalendáře nepřítomnost (čas, kdy nemohou pracovat), nebo časovou preferenci (čas kdy preferují pracovat nebo nikoliv). Pokud budou mít celý měsíc volný, systém to automaticky přečte jako že můžou pracovat.
Pokud plánujete svůj první měsíc, první dny budou naplánovány bez návaznosti na ten minulý, protože ho nemáte v systému. Věnujte chvilku času a zkuste si do minulého měsíce doplánovat pár posledních dnů, aby byla zajištěna správná návaznost.
Příklad: Recepce dentálního centra je otevřená denně (zelená barva směn). Dentální hygiena má prostor v pondělí a úterý (mentolová barva směn), zbylý týden patří ambulance zubní chirurgii (červená barva směn).
Spuštění:
Pokud máte všechno výš uvedeno nastaveno, vyberte v kalendáři vlevo nahoru modré tlačítko "Plánovat". Vyberte období k rozplánovaní. Způsob plánovaní "Autoplánování"a potvrďte tlačítkem plánovat.
Plánování není potřeba hlídat, tohle je čas, který můžete využít k jiným potřebnějším nebo příjemnějším činnostem. Komplexní plánování na měsíc pro cca 20 zaměstnanců může mít trvání kolem 10 minut.
Systém porovnává veškeré zadané požadavky a přiřadí k Vašim směnám zaměstnance.
Po dokončení automatického plánování:
Zkontrolujte si Váš plán směn. Může se stát že Vám některé kombinace lidí nebudou vyhovovat, nebojte se tedy lidi klidně prohodit nebo přeobsadit ručně. Automatické plánování tu není od toho, abyste ho už nemohli upravovat. Žádný stroj nenahradí lidský faktor a nezná Váš tým lépe než Vy.
Směny, které nebylo možné obsadit, Vám zůstanou v neobsazených směnách. Tyto směny můžete samozřejmě přiřadit manuálně anebo je nabídnout zaměstnancům.
Náš tip - při kontrolování jednotlivých dnů zkuste přepnout na denní zobrazení, pomůže Vám to v orientaci o tom, jak se směny střídají nebo překrývají
Překontrolujte si měsíční hodinové fondy Vašich zaměstnanců. Budete tak vědět komu můžete ještě nějaké směny přiřadit a naopak.
Pokud jste ručně upravovali a zasahovali do kostry směn, které jste vložili pomocí šablon a chcete tyto změny použít i v příštím měsíci, zaktualizujte si šablony - ušetří Vám to čas příští měsíc. Stačí jednoduše kliknout na den a zvolit možnost "uložit den jako šablonu"
Pokud jste museli zasahovat do naplánovaných směn, abyste měli jistotu, že bude směna kvalitně pokryta, zkuste si v šablonách pohrát s nastavením zkušeností.
Pozor - zaměstnancům, kteří mají přiřazený cyklus se nebudou přiřazovat směny při automatickém plánování.
Příklad: Absolvent zubní hygieny vám může pomoct jako recepce v případe dovolené recepční. Automatické plánováni vám pohlídá náhrady.
Proč Vám systém nenaplánoval automaticky všechny směny?
V okamžiku, kdy plánovač ukončí svou činnost Vám oznámí buď že byl úspěšný nebo že Vám zbylo určitý počet směn neobsazených. Neznamená to, že děláte něco špatně. V první řadě, náš systém neumožňuje automatické plánování mimo pravidla zákoníku práce. Pokud Vám tedy systém nenaplánuje všechny směny, je možné, že se tak stalo z několika důvodů.
Příklad: Automaticky naplánované směny poznáte dle tečkovaného okraje.
Jedním z důvodů může být, že celkový součet požadovaných hodin k obsazení může být větší, než celkový fond hodin, které máte k dispozici od svých zaměstnanců.
Další důvod může být zákonná doba odpočinku mezi směnami nebo mezi pěti směnami v kuse.
Tohle může být znamení, že byste do týmu potřebovali další zaměstnance. Pokud ale momentálně nenabíráte a nenajdete jiné zaměstnance, kterým byste směny mohli přiřadit, zbylé směny tedy budete muset zaměstnancům přerozdělit ručně do přesčasů. Systém neplánuje přesčasové hodiny, neboť nemá podle čeho rozhodnout, které zákonné podmínky porušit nebo komu si může tyto hodiny dovolit přidělit. Další možnost je zrušit zaměstnancům některé nedostupnosti/dovolenou a nechat znovu zbylé směny projet automatickým plánovačem.
Pravidla, podle kterých funguje automatické plánování, jsou následující.
Neporušitelná pravidla (jejich váha je nekonečná)
1. Nepřidělujte nikomu 2 směny současně
2. Dodržujte minimální mezery mezi přidělenými směnami
3. Každý musí mít jednu dlouhou přestávku v týdnu
4. nepřidělovat neoprávněně mnoho nočních směn za sebou
5. nepřekračovat maximální týdenní počet pracovních hodin podle smlouvy
Váhovatelné pravidlá:
nenechat žádnou směnu neobsazenou
neporušovat žádnou nedostupnost (časovou preferenci zaměstnance nepracovat)
nepřidělovat směnu nikomu s menšími pracovními zkušenostmi
nepřidělovat směnu nikomu s větší pracovní zkušeností (nižší váha než v bodě 3.)
naplnit optimální fond pracovní doby každého zaměstnance
přidělovat ideální směny začínající ve stejnou dobu (každý zaměstnanec by měl plánovat co nejméně různých začátků směn).
Na závěr své práce nezapomeňte plán uveřejnit a odeslat ho svým zaměstnancům.